Zu früh verschickt, wird die Einladung vergessen; zu spät verschickt, trifft sie Gäste mit längst gebuchtem Urlaub. Die gute Nachricht: Es gibt einen bewährten Rhythmus, der für die meisten Hochzeiten funktioniert — und ein paar Situationen, in denen man ihn vorziehen sollte. Rechnet rückwärts vom Hochzeitsdatum.
Der Zeitplan rückwärts vom großen Tag
| Wann | Was | Warum gerade dann |
|---|---|---|
| 6–9 Monate vorher | Save the Date | Gäste blockieren das Datum, bevor sie den Urlaub planen — besonders wichtig für Sommerhochzeiten und Gäste aus dem Ausland |
| 2–3 Monate vorher | Einladungen | Früh genug, damit Gäste sich organisieren, spät genug, dass alle Details (Uhrzeit, Orte) feststehen |
| 3–4 Wochen vorher | Antwortfrist (RSVP) | Caterer und Location wollen die endgültige Zahl meist 2–3 Wochen vorher — setzt die Frist eine Woche früher, für späte Rückmeldungen |
| 1–2 Wochen vor der Frist | Erinnerung an die Unentschlossenen | Es gibt immer eine Gruppe, die „antworten wollte” — eine kurze Erinnerung löst die meisten Fälle |
| Wenige Tage vor der Hochzeit | Letzte Infos | Parken, Shuttle, geänderte Uhrzeit — auf einer digitalen Einladung aktualisiert ihr nur den Inhalt, alle sehen den neuen Stand |
Wann ihr den Plan vorziehen solltet
- Sommertermin (Mai–September): Hochsaison für Urlaub und fremde Hochzeiten — schickt das Save the Date, sobald ihr Datum und Location habt, ruhig 12 Monate vorher.
- Gäste aus dem Ausland: Flüge und freie Tage werden Monate im Voraus geplant. Für sie geht die Einladung (oder zumindest ein Save the Date mit Ort) unter den ersten raus.
- Destination Wedding: Wenn alle Gäste anreisen oder fliegen und übernachten müssen, gilt die Regel für Auslandsgäste für alle — sie sind alle „von auswärts”.
- Hochzeit an einem Feiertag oder langen Wochenende: Dann verstreuen sich auch die einheimischen Gäste — behandelt den Termin wie einen Sommertermin.
Wie ihr eine Antwortfrist setzt (und Gäste sich daran halten)
Die RSVP-Frist ist nach der Hochzeit selbst das wichtigste Datum auf der Einladung — von ihr hängen die Catering-Zahlen, der Sitzplan und die Torte ab. Drei Regeln:
- Schreibt ein konkretes Datum („bis zum 1. Juni”), nicht „so bald wie möglich” — eine vage Frist bedeutet nie.
- Macht die Antwort mühelos. Je mehr Schritte (anrufen, dann die Begleitzahl nennen, dann das Kind erwähnen), desto mehr wird aufgeschoben. Auf einer digitalen Einladung erledigt der Gast alles in wenigen Klicks auf derselben Seite — genau deshalb meldet er sich sofort, solange er die Einladung vor sich hat.
- Plant die Erinnerung im Voraus. Nicht als Vorwurf, sondern kurz und fröhlich: „Wir haben noch nichts von euch gehört — wir hoffen, das heißt, ihr sucht ein Outfit, und nicht, dass ihr nicht kommt.”
Eine digitale Einladung verändert die Rechnung
Der klassische Kalender setzt Wochen für Gestaltung, Druck und Versand voraus. Eine digitale Einladung schrumpft diesen Teil auf einen Abend: Auf sealdate wird die Einladung im Editor mit Live-Vorschau gebaut und per Link geteilt — und die Zusagen treffen noch am selben Abend ein. Das heißt: Auch ein Paar, das mit den Einladungen spät dran ist (drei Wochen bis zur Hochzeit, Panik), schafft es noch, eine schöne Einladung mit RSVP zu verschicken — und rechtzeitig genaue Zahlen für die Location zu haben.
Wenn ihr gerade noch am Text feilt, der auf die Einladung kommt, hilft euch der Ratgeber zum Text der Hochzeitseinladung.