Ein guter Text für die Einladung zur Weihnachtsfeier in der Firma braucht vier bis sechs Sätze: wer einlädt, wann und wo gefeiert wird, ob Partner mitkommen dürfen und bis wann man zusagen soll. Verschicken Sie die Einladung drei bis sechs Wochen vorher und setzen Sie die Antwortfrist zehn bis vierzehn Tage vor der Feier, wenn das Restaurant die finale Zahl braucht. Unten finden Sie 12 Texte zum Kopieren, von förmlich bis locker.
Die Texte stammen aus der Praxis: Im Oktober 2026 haben wir für zwei Firmenfeiern 1.014 persönliche digitale Einladungen für Firmenevents verschickt. Deshalb bekommen Sie zusätzlich einen Zeitplan, eine Checkliste für den Inhalt und einen Weg, Zusagen ohne Excel-Tabelle zu sammeln.
Was gehört in die Einladung zur Weihnachtsfeier?
Nach dem Lesen müssen Mitarbeitende sieben Fragen beantworten können. Bleibt eine offen, landen die „kurzen Rückfragen“ in Ihrem Postfach:
- Wer lädt ein: Geschäftsführung, Vorstand oder das Team. Die Unterschrift bestimmt den Ton.
- Wann: Wochentag, Datum und Beginn, dazu die Uhrzeit von Rede oder Ehrungen.
- Wo: Name des Ortes und vollständige Adresse, bei Locations außerhalb mit Parken oder Shuttle.
- Mit wem: nur Mitarbeitende oder auch Partner. Die häufigste Quelle für Missverständnisse.
- Antwortfrist: ein konkretes Datum, nicht „baldmöglichst“.
- Wie antworten: ein einziger Kanal. Link, E-Mail oder Formular, nie alle drei.
- Praktisches: Ernährung und Allergien, Dresscode falls vorhanden, eine Ansprechperson.
Wann sollte man die Einladung zur Weihnachtsfeier verschicken?
Drei bis sechs Wochen vor der Feier. Der Zeitplan rückwärts von einer Feier am Freitag, 11. Dezember:
| Wann | Was | Hinweis |
|---|---|---|
| 6–8 Wochen vorher | Save the Date | Bei 150+ Gästen, Kollegen von anderen Standorten oder mit Partnern |
| 3–6 Wochen vorher | Einladung mit Antwortfrist | Für den 11. 12. etwa am 6. 11. verschicken |
| 7 Tage vor der Frist | Erste Erinnerung | Nur an alle ohne Antwort, vormittags |
| 2 Tage vor der Frist | Zweite Erinnerung | Kurz, mit dem Datum der Frist |
| 10–14 Tage vorher | Antwortfrist | Finale Zahl für Restaurant und Catering, z. B. 27. 11. |
| 2–3 Tage vorher | Nachricht an Zusagende | Ablauf, Parken, Änderungen |
| Tag der Feier | Einlass | Gedruckte Liste oder QR-Ticket am Eingang |
Drei Wochen sind das Minimum. Früher als sechs Wochen gerät die Einladung in Vergessenheit. Schicken Sie dann zuerst ein Save the Date und die Einladung mit Frist später.
Förmlicher Einladungstext für die Weihnachtsfeier
Liebe Kolleginnen und Kollegen, die Geschäftsführung der [Firma GmbH] lädt Sie herzlich zur diesjährigen Weihnachtsfeier ein: Freitag, 11. Dezember 2026, ab 19 Uhr, [Location, Adresse]. Wir danken Ihnen für Ihren Einsatz in diesem Jahr und freuen uns auf einen gemeinsamen Abend. Bitte sagen Sie bis Freitag, 27. November, zu. [Vorname Nachname], Geschäftsführer
Wir laden Sie zur Weihnachtsfeier der [Firma] ein: Freitag, 11. Dezember, 19 Uhr, [Location]. Bitte antworten Sie bis 27. November über Ihren persönlichen Link in dieser Einladung.
Lockerer Text für Kolleginnen und Kollegen
Hallo zusammen, was für ein Jahr! Bevor es in die Feiertage geht, wollen wir es mit euch feiern. Wir sehen uns am Freitag, 11. Dezember, ab 19 Uhr in [Location]. Essen, Musik und gute Gesellschaft sind organisiert. Ihr müsst nur kommen. Sagt uns bis 27. November Bescheid.
Die Excel-Tabellen machen Pause. Wir auch. Freitag, 11. Dezember, 19 Uhr, [Location]. Dresscode: alles außer dem Hoodie aus dem Videocall. Bitte zusagen bis 27. November, damit die Küche weiß, wie viele Portionen Gänsebraten sie plant.
Die Regel für Humor: Witze über die Arbeit oder die Firma, nie über einzelne Personen oder Abteilungen. Datum, Ort und Frist bleiben außerhalb des Witzes. Ob Sie oder Du, entscheidet Ihre Firmenkultur. Wichtig ist nur, dass die Einladung durchgehend bei einer Form bleibt.
Wie lade ich mit oder ohne Partner ein?
Dieses Jahr feiern wir gemeinsam mit denen, die uns das ganze Jahr zu Hause ausgehalten haben. Wir laden Sie mit Partnerin oder Partner ein: Freitag, 11. Dezember, 19 Uhr, [Location]. Geben Sie bei der Zusage bitte den Namen Ihrer Begleitung und eventuelle Ernährungswünsche an.
Die diesjährige Weihnachtsfeier ist ein Abend für unser Team: Freitag, 11. Dezember, 19 Uhr, [Location]. Die Feier ist nur für Mitarbeitende, deshalb bitten wir Sie, ohne Begleitung zu kommen. Bitte sagen Sie bis 27. November zu.
Schreiben Sie die Begleitregel ausdrücklich hinein. In einer digitalen Einladung können Sie Begleitung nur für bestimmte Gäste erlauben. So sieht jede Person die Regel, die für sie gilt.
Einladung für ein hybrides oder verteiltes Team
Das ganze Jahr sehen wir uns in Kacheln auf dem Bildschirm. Am 11. Dezember sehen wir uns endlich live. Weihnachtsfeier: Freitag, 19 Uhr, [Location, Stadt]. Für Kolleginnen und Kollegen von anderen Standorten übernehmen wir Anreise und Hotel bis Samstag. Geben Sie bei der Zusage an, ob Sie ein Zimmer brauchen. Antwortfrist: 20. November.
Für ein verteiltes Team legen Sie die Frist eine Woche früher: Hotelzimmer müssen vor der Restaurantzahl gebucht werden.
Einladung zur Weihnachtsfeier für Kunden und Partner
Sehr geehrte Frau [Nachname], vielen Dank für die gute Zusammenarbeit im Jahr 2026. Gerne laden wir Sie zu unserem Weihnachtsempfang ein: Donnerstag, 10. Dezember, ab 18 Uhr, [Location, Adresse]. Wir bitten um Ihre Antwort bis 26. November und freuen uns auf Ihren Besuch. [Vorname Nachname], Geschäftsführer
Sprechen Sie Kunden mit Namen an, nicht mit „Sehr geehrte Partner“. Für externe Gäste ist die Einladung Teil Ihrer Marke, also in Ihren Farben und mit Logo.
Text für Erinnerung und Nachricht an Zusagende
Wir haben noch keine Antwort von Ihnen zur Weihnachtsfeier am Freitag, 11. Dezember. Die Antwortfrist endet am Freitag, 27. November. Ein Tipp auf Ihren Link genügt.
Bis Freitag! Beginn um 19 Uhr, [Location, Adresse]. Parken im Parkhaus [Name], Einfahrt [Straße]. Ihr QR-Ticket finden Sie in dieser Nachricht.
Sätze für Antwortfrist und Ernährung
Bitte sagen Sie bis zum 27. November zu. Am 27. November melden wir dem Restaurant die finale Zahl. Bitte antworten Sie bis dahin. Bitte antworten Sie auch, wenn Sie nicht kommen können, damit wir genau planen können.
Haben Sie besondere Ernährungswünsche? □ Vegetarisch □ Vegan □ Glutenfrei □ Allergie: ______________ Wir fragen, damit alle am Tisch etwas haben, das sie essen dürfen und mögen.
Betreffzeilen, die geöffnet werden:
- „Einladung: Weihnachtsfeier am Freitag, 11. 12.“
- „[Vorname], sehen wir uns auf der Weihnachtsfeier?“
- „Bitte zusagen bis 27. 11.: Weihnachtsfeier“
Ein Datum im Betreff macht die Einladung erkennbar, ohne dass man sie öffnet. Wörter wie „GRATIS“ und viele Ausrufezeichen wirken auf Spamfilter wie Werbung.
Wie sammelt man Zusagen ohne Excel?
Der klassische Weg dauert Tage: PDF im Anhang, Antworten verteilt auf E-Mail, Teams und Flur, dann Abtippen in eine Tabelle und Nachfassen bei allen, die schweigen. Nach unserer Schätzung sind das bei 200 Gästen etwa 16 Stunden Arbeit.
Eine digitale Einladung dreht das um. Jeder Gast bekommt einen persönlichen Link mit seinem Namen und antwortet mit einem Tipp, ohne App und Passwort. Im selben Schritt trägt er Begleitung, Ernährung und Ihre Fragen ein. Erinnerungen gehen automatisch nur an alle ohne Antwort, und die Liste füllt sich selbst und lässt sich nach Excel exportieren.
| Aufgabe (200 Gäste) | Von Hand, geschätzt | Mit digitaler Einladung |
|---|---|---|
| Versand | 2 Std. Adressen kopieren, BCC | Liste importieren, ein Klick |
| Nachfassen | 3 Std. Anrufe und E-Mails | Erinnerungen gehen von selbst |
| Antworten | 4 Std. Abtippen in Excel | Die Liste füllt sich selbst |
| Begleitung, Ernährung | 2 Std. weitere E-Mails | In derselben Zusage |
| Einlass | Gedruckte Liste und Stift | QR-Ticket, Prüfung per Handy |
Ein echtes Ergebnis: Zur Weihnachtsfeier des kroatischen Unternehmens Tehnoguma im Dezember 2025 wurden 230 Gäste eingeladen, 210 haben zugesagt, also 91 %. Der Geschäftsführer fasst es so zusammen: „Jede Einladung war persönlich, und die Erinnerungen gingen von selbst hinaus. Alle Antworten hatten wir an einem Ort, ohne Tabellen und Papier. Das hat unserer Organisation mehr als zwei Arbeitstage gespart.“
Wie das aussieht, zeigt unsere Seite zu Einladungen zur Weihnachtsfeier, mit drei Beispielen zum Öffnen als Gast. Bei Sealdate ist das das Paket Start ab 290 € für bis zu 50 Gäste, mit fertigem Business-Design in Ihren Farben. Das Paket Marke ab 680 € bringt eine Einladung nach Ihrer Markenidentität und den Versand von Ihrer eigenen Domain. Wenn Sie an Mitarbeitende von einer Firmenadresse aus versenden, lesen Sie auch unseren Ratgeber Einladungen von der Firmendomain versenden und DSGVO.
Fünf Fehler in der Einladung zur Weihnachtsfeier
- Keine Antwortfrist. Ohne Frist kommt die Hälfte der Antworten in der letzten Woche, wenn das Restaurant die Zahl nicht mehr ändert.
- Unklare Begleitregel. Schreiben Sie ausdrücklich, ob Partner kommen dürfen.
- Einladung als PDF-Anhang. Firmenfilter halten Anhänge von unbekannten Absendern oft zurück, und auf dem Handy ist ein PDF schwer lesbar.
- Drei Antwortkanäle. E-Mail, Teams und „sag mir einfach Bescheid“ bedeuten drei Listen.
- Ernährung als Nachgedanke. Fragen Sie in der Zusage, nicht in einer eigenen E-Mail-Runde eine Woche vorher.
Für andere Anlässe, von der Konferenz bis zum Firmenjubiläum, finden Sie hier Textbeispiele für die Einladung zum Firmenevent.
Häufige Fragen
- Wie schreibe ich einen guten Text für die Einladung zur Weihnachtsfeier?
- Nennen Sie, wer einlädt, Wochentag, Datum, Uhrzeit und Adresse, die Begleitregel und die Antwortfrist. Ein Satz Dank für das Jahr setzt den Ton. Dazu eine Frage zur Ernährung und eine Ansprechperson.
- Wie lange vorher verschickt man die Einladung zur Weihnachtsfeier?
- Drei bis sechs Wochen vor der Feier, bei einer Feier Mitte Dezember also Ende Oktober bis Mitte November. Bei 150 oder mehr Gästen oder Kollegen von anderen Standorten schicken Sie sechs bis acht Wochen vorher ein Save the Date.
- Welche Antwortfrist ist sinnvoll?
- Zehn bis vierzehn Tage vor der Feier, denn dann brauchen Restaurant und Catering die finale Zahl. Für ein Team mit Anreise legen Sie die Frist wegen der Hotelbuchung eine Woche früher.
- Sollte man an die Zusage erinnern?
- Ja, zwei Erinnerungen reichen: sieben und zwei Tage vor der Frist, nur an alle ohne Antwort. Bei der Weihnachtsfeier von Tehnoguma haben mit automatischen Erinnerungen 210 von 230 Gästen zugesagt, also 91 %.
- Wie frage ich nach Ernährungswünschen und Allergien?
- Stellen Sie die Frage in derselben Zusage, mit festen Optionen (vegetarisch, vegan, glutenfrei) und einem Feld für Allergien. So kommt die Antwort zusammen mit der Zusage, ohne weitere E-Mail-Runde.