Der Text einer Einladung zum Firmenevent sagt dem Gast in dieser Reihenfolge, worum es geht und warum es für ihn interessant ist, wann und wo es stattfindet und wie und bis wann er antworten soll. Bleiben Sie unter 120 Wörtern, sprechen Sie jeden Gast mit Namen an und bieten Sie genau einen Weg zur Zusage. Unten finden Sie Beispiele für Konferenz, Produktvorstellung, Eröffnung, Firmenjubiläum, Galaabend und Kundenevent.
Die Tipps stammen aus echten Versänden von digitalen Einladungen für Firmenevents: eine Einladung zum 20-jährigen Jubiläum ging an 548 Gäste von der Domain des Kunden, eine Einladung zum 18. Firmengeburtstag an 440 Gäste mit 409 automatischen Erinnerungen. Die Zahlen finden Sie weiter unten.
Was gehört in eine Einladung zum Firmenevent?
| Element | Warum | Beispiel |
|---|---|---|
| Gastgeber | Gäste entscheiden danach, wer einlädt | „[Name], Geschäftsführer der [Firma], lädt Sie…“ |
| Anlass und Nutzen | Beantwortet „Warum sollte ich kommen?“ | „…zur Vorstellung unserer neuen Produktlinie“ |
| Datum, Uhrzeit, Dauer | Der Gast kann den Termin blocken | „Donnerstag, 15. April, 18–21 Uhr“ |
| Ort und Adresse | Keine Rückfragen | Vollständige Adresse, Parken, ÖPNV |
| Programm-Highlights | Macht aus dem Termin einen Grund | Keynote, Demo, Dinner, Networking |
| Antwortfrist und Kanal | Sie haben die Zahl rechtzeitig | „Bitte antworten Sie bis 1. April über Ihren Link“ |
| Dresscode, Begleitung | Vermeidet heikle Fragen | „Business-Kleidung. Die Einladung ist persönlich.“ |
Hat das Event ein langes Programm, gehören nur die drei wichtigsten Punkte in die Einladung, der Rest auf die Eventseite. Ein komplettes Konferenzprogramm liest niemand in einer E-Mail.
Wie lange vorher verschickt man eine Einladung zum Firmenevent?
Früher als zu einer privaten Feier, denn Geschäftskalender sind Wochen im Voraus voll. Unsere Empfehlung:
| Event | Save the Date | Einladung | Antwortfrist |
|---|---|---|---|
| Konferenz, Kongress | 10–12 Wochen | 6–8 Wochen | 2–3 Wochen vorher |
| Firmenjubiläum, Gala | 8 Wochen | 4–6 Wochen | 2 Wochen vorher |
| Kunden- oder Partnerevent | 6 Wochen | 4 Wochen | 10–14 Tage vorher |
| Produktvorstellung, Presse | optional | 3–4 Wochen | 7–10 Tage vorher |
| Eröffnung neuer Räume | optional | 3–4 Wochen | 7–10 Tage vorher |
| Internes Teamevent | nicht nötig | 2–4 Wochen | 7 Tage vorher |
Vor der Frist gehen zwei Erinnerungen hinaus, sieben und zwei Tage vorher, und nur an alle ohne Antwort. Wer zugesagt hat, bekommt zwei bis drei Tage vor dem Event eine kurze Nachricht mit den praktischen Infos.
Einladungstext für eine Konferenz
Sehr geehrter Herr [Nachname], wir freuen uns, Sie zur [Konferenzname] 2027 einzuladen, bei der sich 300 Führungskräfte aus [Branche] zum Thema [Thema] austauschen. Donnerstag, 18. März 2027, 9 bis 17 Uhr [Ort, Adresse] Highlights: Keynote von [Name], drei Panels und ein Abendempfang für alle Teilnehmenden. Bitte melden Sie sich bis 26. Februar über Ihren persönlichen Link an. Die Plätze sind begrenzt.
Brauchen Sie auch Anmeldung und QR-Check-in? Einladungen zur Konferenz erfassen Workshop-Wahl und Ernährungswünsche in der Anmeldung, und jeder Gast erhält ein QR-Ticket.
Einladung zur Produktvorstellung
Sehr geehrte Frau [Nachname], am 15. April stellen wir [Produkt] vor, und wir möchten, dass Sie es als Erste sehen. Donnerstag, 15. April 2027, 18 Uhr [Ort, Adresse] Kurze Präsentation, Live-Demo und Drinks mit dem Team, das es entwickelt hat. Bitte geben Sie uns bis 5. April Bescheid, ob Sie dabei sind.
Für die Presse ergänzen Sie, was Journalisten brauchen: Sperrfrist, Interviewmöglichkeiten und eine Ansprechperson.
Einladung zur Eröffnung
Nach zwei Jahren Planung ist unser neues [Büro / Showroom / Geschäft] in [Stadt] bereit. Wir laden Sie herzlich zur offiziellen Eröffnung ein: Donnerstag, 20. Mai 2027, ab 17 Uhr, [Adresse]. Rundgang, Banddurchschnitt um 18 Uhr und ein Glas auf das nächste Kapitel. Bitte sagen Sie bis 10. Mai zu.
Einladung zum Firmenjubiläum
Seit 25 Jahren wächst [Firma] dank Menschen wie Ihnen. Dieses Jubiläum möchten wir mit Ihnen feiern: Freitag, 20. November 2026, 19 Uhr, [Ort, Adresse]. Dinner, ein Rückblick auf 25 Jahre und Musik bis spät. Bitte antworten Sie bis 6. November und teilen Sie uns mit, ob Sie mit Begleitung kommen.
Einladung zu Galaabend und Kundenevent
Die [Firma] gibt sich die Ehre, Sie zum jährlichen Galaabend einzuladen. Freitag, 4. Dezember 2026, 19.30 Uhr [Ort, Adresse] Abendgarderobe. Um Antwort wird gebeten bis 20. November.
Sehr geehrter Herr [Nachname], danke für ein Jahr guter Zusammenarbeit. Einen Abend haben wir nur für unsere Kunden reserviert: Donnerstag, 10. Dezember 2026, ab 18 Uhr [Ort, Adresse] Degustationsmenü, ein kurzer Vortrag von [Name] und Zeit für Gespräche ohne Tagesordnung. Bitte geben Sie uns bis 26. November Bescheid.
Einladung zu Teamevent und Tag der offenen Tür
Hallo zusammen, am Freitag, 6. November, tauschen wir das Büro gegen [Aktivität] in [Ort]. Abfahrt um 9 Uhr am Büro, zurück bis 18 Uhr. Bequeme Schuhe empfohlen. Bitte sagt bis 30. Oktober zu und gebt eventuelle Ernährungswünsche an.
Schon immer wissen wollen, wie [Produkt] entsteht? Am Samstag, [Datum], öffnen wir unsere Türen für Partner und ihre Familien, 10 bis 14 Uhr, [Adresse]. Werksführungen zu jeder vollen Stunde, Kinderecke und Mittagessen. Anmeldung bis [Datum], damit wir die Gruppen planen.
Sätze für Zusage, Erinnerung und Betreff
Bitte antworten Sie bis 1. April über Ihren persönlichen Link. Bitte teilen Sie uns bis 1. April mit, ob Sie teilnehmen können, auch wenn die Antwort Nein ist. Die Plätze sind begrenzt. Melden Sie sich bis 1. April an, um Ihren Platz zu sichern.
Wir haben noch keine Antwort von Ihnen zu [Event] am Donnerstag, 15. April. Die Antwortfrist endet am Montag, 5. April. Ein Tipp auf Ihren Link genügt.
Betreffzeilen für geschäftliche Einladungen:
- „Einladung: [Event] am Donnerstag, 15. 4.“
- „[Name], Sie sind zur Vorstellung von [Produkt] eingeladen“
- „Bitte antworten Sie bis 5. 4.: [Event]“
Förmlich oder locker: welcher Ton passt?
| Situation | Ton | Einstieg |
|---|---|---|
| Externe Gäste, Erstkontakt | Förmlich, Sie | „Wir freuen uns, Sie einzuladen…“ |
| Bestehende Kunden | Herzlich, professionell | „Danke für ein Jahr guter Zusammenarbeit…“ |
| Gala, Abendgarderobe | Sehr förmlich, dritte Person | „Die [Firma] gibt sich die Ehre…“ |
| Eigenes Team | Locker, Sie oder Du | „Hallo zusammen, am Freitag…“ |
Welchen Ton Sie auch wählen, halten Sie ihn von der ersten Zeile bis zur Unterschrift. Ein förmlicher Einstieg mit einer flapsigen Zusage-Zeile klingt nach zwei verschiedenen Autoren.
Wie bringt man Gäste dazu, wirklich zu antworten?
- Jeden Gast mit Namen ansprechen. „Sehr geehrte Partner“ klingt nach Newsletter, und Newsletter werden übersprungen.
- Keine Anhänge. Ein PDF von einem unbekannten Absender halten Firmenfilter am häufigsten zurück.
- Ein einziger Antwort-Button. Jeder weitere Kanal bedeutet eine weitere Liste zum Zusammenführen.
- Fürs Handy gemacht. Die meisten Gäste öffnen Einladungen zwischen zwei Terminen.
- Nur die Stillen erinnern. Wer schon geantwortet hat, braucht keine Erinnerung.
Eine persönliche digitale Einladung erfüllt alle fünf Punkte. Jeder Gast bekommt einen eigenen Link mit seinem Namen, antwortet mit einem Tipp und gibt im selben Schritt Begleitung, Ernährung und Ihre Fragen an. Zum 18. Geburtstag von Frka Plus, einem Zagreber Unternehmen für Außenwerbung, erhielten 440 Gäste eine persönliche Einladung, die mit einem kurzen Film beginnt, und 409 Erinnerungen gingen automatisch hinaus. Bis zum 15. Oktober 2026 hatten 239 Gäste zugesagt. Zum 20-jährigen Jubiläum von CC Real gingen 548 Einladungen von der Domain des Kunden hinaus, events.cc-real.com. Wie das funktioniert, erklärt unser Ratgeber Einladungen von der Firmendomain versenden und DSGVO.
Was kostet eine digitale Einladung zum Firmenevent?
Bei Sealdate zahlen Sie einmal pro Event, ohne Abo. Der Preis hängt von der Gästezahl ab und davon, ob Sie ein fertiges Business-Design in Ihren Farben möchten (Start) oder eine Einladung nach Ihrer Markenidentität mit Versand von Ihrer Domain (Brand):
| Gäste | Start | Brand |
|---|---|---|
| bis 50 | 290 € | 680 € |
| bis 150 | 390 € | 780 € |
| bis 300 | 490 € | 880 € |
| bis 750 | 690 € | 1.080 € |
| bis 1.500 | 990 € | 1.380 € |
Beide Pakete enthalten einen persönlichen Link für jeden Gast, Erinnerungen, eine Live-Übersicht, Excel-Export und QR-Check-in. Endpreise; der Betrieb ist nicht im kroatischen Umsatzsteuersystem registriert. Ab 1.500 Gästen erstellen wir ein Angebot. Sie planen eine Weihnachtsfeier? Hier sind 12 Texte für die Einladung zur Weihnachtsfeier.
Häufige Fragen
- Wie schreibe ich eine Einladung zum Firmenevent?
- Nennen Sie Gastgeber, Anlass und Nutzen für den Gast, Datum, Uhrzeit und Adresse, zwei bis drei Programmpunkte, die Antwortfrist und einen einzigen Weg zur Antwort. Bleiben Sie unter 120 Wörtern und sprechen Sie jeden Gast mit Namen an.
- Wie lange vorher verschickt man Einladungen zu einem Firmenevent?
- Für die meisten Firmenevents vier bis acht Wochen vorher. Für eine Konferenz schicken Sie zehn bis zwölf Wochen vorher ein Save the Date und sechs bis acht Wochen vorher die Einladung. Für Produktvorstellung und Eröffnung reichen drei bis vier Wochen.
- Wie lade ich Kunden höflich zu einem Event ein?
- Sprechen Sie den Kunden mit Namen an, bedanken Sie sich kurz für die Zusammenarbeit, nennen Sie Anlass, Datum, Uhrzeit und Ort und bitten Sie bis zu einem konkreten Datum um Antwort über einen einzigen Link.
- Sollte man eine Einladung als PDF verschicken?
- Besser nicht. Firmenfilter halten Anhänge von unbekannten Absendern oft zurück, und ein PDF ist auf dem Handy schwer lesbar. Ein Link zu einer persönlichen Einladungsseite mit Antwort-Button funktioniert besser.
- Was kosten digitale Einladungen für Firmenevents?
- Bei Sealdate ab 290 € für bis zu 50 Gäste mit fertigem Business-Design oder ab 680 € für eine Einladung nach Ihrer Markenidentität mit Versand von Ihrer Domain. Sie zahlen einmal pro Event, ohne Abo.