Perché gli inviti inviati dal vostro dominio arrivino in posta in arrivo su Microsoft 365 e Google Workspace, spediteli da un sottodominio come eventi.vostraazienda.it, autenticatelo con SPF, DKIM e DMARC, aumentate i volumi gradualmente e non inviate mai di notte. Per il GDPR la vostra azienda è titolare del trattamento della lista ospiti e la piattaforma degli inviti è responsabile del trattamento: servono quindi un accordo sul trattamento dei dati (art. 28), dati conservati nell’UE e un momento preciso in cui i dati degli ospiti vengono cancellati o anonimizzati.
La guida nasce da come gestiamo in pratica gli inviti digitali per eventi aziendali, compresi i 548 inviti per il ventesimo anniversario di CC Real inviati dal loro dominio events.cc-real.com. È scritta per chi organizza l’evento e per i colleghi IT e privacy che devono approvarlo.
Perché gli inviti aziendali finiscono in quarantena?
I filtri di Microsoft 365 e Google Workspace sono pensati per fermare la posta massiva da mittenti sconosciuti. Un tipico invito a un evento fa scattare più segnali insieme:
- Un mittente nuovo invia centinaia di mail in pochi minuti. Per un filtro sembra un account violato o una campagna di spam.
- Il vostro dominio nel mittente, ma il server è di altri. Senza DKIM e DMARC il destinatario non distingue il vostro strumento da un impostore.
- Un PDF allegato. Gli allegati da mittenti sconosciuti sono un classico schema di phishing e finiscono spesso in quarantena.
- Nessuna disiscrizione. I grandi provider si aspettano che chi invia in massa la offra, e chi non può disiscriversi clicca “Segnala come spam”.
La quarantena è peggio della cartella spam. L’ospite non vede proprio la mail e un amministratore deve sbloccarla a mano.
Meglio inviare dal proprio dominio o da quello della piattaforma?
| Opzione | Vantaggi | Rischi |
|---|---|---|
| Indirizzo della piattaforma (es. noreply@piattaforma) | Nessun lavoro per l’IT, pronto subito | L’ospite non riconosce il mittente, manca il vostro brand |
| Vostro sottodominio (eventi.vostraazienda.it) | Il vostro nome in posta, reputazione separata, dominio principale protetto | Servono record DNS dal vostro IT, una volta sola |
| Vostro dominio principale (vostraazienda.it) | Il mittente più riconoscibile | Un problema di consegna può colpire la posta quotidiana dell’azienda |
Consigliamo un sottodominio. Gli ospiti vedono un nome che conoscono e, se qualcosa va storto in un invio grande, la reputazione del dominio che il personale usa ogni giorno resta intatta.
Quali record DNS deve impostare il vostro IT?
| Record | Cosa fa | Nota |
|---|---|---|
| SPF (TXT) | Elenca i server autorizzati a inviare per il dominio | Un solo record SPF per dominio o sottodominio |
| DKIM (TXT o CNAME) | Firma ogni mail perché il destinatario verifichi che non è stata alterata | La chiave la fornisce la piattaforma di invio |
| DMARC (TXT) | Dice al destinatario cosa fare se SPF o DKIM falliscono e vi manda i report | Partite con p=none, poi irrigidite |
Da febbraio 2024 Gmail e da maggio 2025 Outlook.com richiedono SPF, DKIM e DMARC a chi invia più di 5.000 messaggi al giorno alle loro caselle personali. Gmail richiede anche la disiscrizione con un clic e un tasso di segnalazioni spam sotto lo 0,3 %. Le caselle aziendali su Microsoft 365 e Google Workspace seguono le regole dei propri amministratori, ma anche lì decidono gli stessi segnali.
Nel pacchetto Brand di Sealdate l’invio dal vostro dominio è incluso, nel pacchetto Start costa 90 € in più. Accompagniamo il vostro IT passo dopo passo nella configurazione e inviamo istruzioni pronte per Microsoft 365 e Google Workspace.
Quanto velocemente si può inviare da un dominio nuovo?
Gradualmente. Un indirizzo mittente nuovo non ha ancora reputazione, quindi il volume cresce nei primi giorni. Questo è il piano che il nostro sistema applica in automatico:
| Fase | Ritmo | Perché |
|---|---|---|
| Giorno 1 | fino a 150 messaggi | Un indirizzo nuovo parte piano |
| Giorni 2–7 | cresce per gradi | Il ritmo orario e al minuto segue le indicazioni dei provider |
| Dal giorno 8 | fino a 3.000 al giorno | L’indirizzo ha uno storico di invio |
| Destinatari Microsoft | ritmo più prudente nei primi giorni | I filtri Outlook reagiscono di più ai picchi improvvisi |
| Dalle 21 alle 8 | non parte nulla | La posta massiva notturna sembra automatica |
| Promemoria | alle 10:00 | Quando le persone leggono davvero la posta |
Pianificate l’invio di conseguenza. Una lista piccola parte in uno o due giorni, mentre una lista grande da un indirizzo nuovo richiede circa una settimana perché l’invito arrivi a tutti. Se un indirizzo non esiste o un destinatario si lamenta, l’indirizzo viene bloccato e l’invio si ferma prima di danneggiare il vostro dominio.
Come deve essere la mail d’invito?
- Niente allegati. L’invito vive su una pagina web, la mail porta un link personale.
- Una versione solo testo accanto a quella HTML.
- Disiscrizione con un clic (RFC 8058). Un’intestazione che permette al client di posta di mostrare un pulsante di disiscrizione, così il destinatario usa quello e non il tasto spam.
- Il nome dell’ospite e un oggetto chiaro con evento e data.
- Prima una mail di prova a voi, poi a tutti.
Nessun mittente può garantire la consegna. Potete però soddisfare tutto ciò che i filtri controllano e vedere chi ha aperto l’invito. Su Sealdate, chi non l’ha aperto dopo 24, 48 o 72 ore riceve un messaggio mirato via mail o SMS.
Cosa chiedere al vostro IT?
- Possiamo usare un sottodominio per le mail degli eventi, es. eventi.nostraazienda.it?
- Chi aggiunge i record SPF, DKIM e DMARC, ed entro quando?
- Il dominio principale ha una policy DMARC che il sottodominio eredita? Se è restrittiva, i record devono essere pronti prima del primo invio.
- I nostri dipendenti devono ricevere l’invito tramite una regola di autorizzazione? Se sì, legatela al dominio autenticato, non alla disattivazione dei filtri.
- Chi riceve i report DMARC durante l’invio?
Chi è il titolare del trattamento della lista ospiti per il GDPR?
La vostra azienda. Decidete voi chi invitare e perché, quindi siete titolari del trattamento. La piattaforma degli inviti conserva e tratta la lista secondo le vostre istruzioni ed è quindi responsabile del trattamento. L’articolo 28 del GDPR richiede un accordo scritto tra le parti (DPA). In Sealdate l’accordo fa parte dei termini d’uso e, su richiesta, lo inviamo come documento separato insieme all’elenco dei sub-responsabili.
La base giuridica per gli inviti a dipendenti e contatti commerciali esistenti è di solito il legittimo interesse. Verificatelo con il vostro DPO e tenete la lista ospiti separata dal marketing: invitare qualcuno alla cena di Natale non vi dà il consenso per la newsletter.
Quali dati degli ospiti si possono raccogliere?
Solo ciò che serve all’evento: nome, contatto e risposta. Le domande su accompagnatore e alimentazione vanno bene se servono al catering. Attenzione ad allergie e diete: una risposta come “senza glutine per celiachia” può rivelare un dato sulla salute. Rendete queste domande facoltative, usate le risposte solo per l’evento e cancellatele dopo.
Dove sono conservati i dati degli ospiti e quando vengono cancellati?
| Domanda | Cosa cercare | Come fa Sealdate |
|---|---|---|
| Dove sono i dati? | Nell’UE, sotto il GDPR | Database nell’Unione europea |
| Chi li vede? | Solo il vostro team | Il titolare dell’evento e fino a 10 collaboratori aggiunti da lui |
| Un cliente vede i dati di un altro? | Isolamento nel database stesso | Row Level Security su ogni tabella |
| Gli ospiti si vedono tra loro? | Nessuna lista pubblica | Ogni link porta una chiave casuale da 95 bit, l’ospite vede solo sé stesso |
| Come accede il vostro team? | Niente password condivise | Link di accesso monouso via email, traffico cifrato (HTTPS, HSTS) |
| Tracciamento sull’invito? | Nessun pixel pubblicitario | Nessun tracker pubblicitario né cookie, i dati non vengono venduti |
| Quando si cancella? | Una fine definita | Dopo l’evento l’invito viene archiviato e i dati degli ospiti anonimizzati; le risposte si possono cancellare prima |
| L’ospite può opporsi? | Con un clic | Un indirizzo disiscritto non riceve più nulla |
Il vostro IT e l’ufficio privacy possono richiedere il DPA, l’elenco dei sub-responsabili e le istruzioni per autorizzare il mittente a privacy@sealdate.com. I dettagli sono nella privacy policy e nei termini d’uso.
Quanto costa?
L’invio dal vostro dominio è incluso nel pacchetto Brand, da 680 € fino a 50 ospiti, e costa 90 € in più nel pacchetto Start, da 290 €. Inviti e promemoria via SMS costano 0,20 € a messaggio, con un minimo di 30 € a evento. Si paga una volta per evento, senza abbonamento. Per il testo vedete gli esempi di invito per evento aziendale e il testo per l’invito alla cena di Natale aziendale.
Domande frequenti
- Possiamo inviare gli inviti dal nostro dominio aziendale?
- Sì. La soluzione più sicura è un sottodominio come eventi.vostraazienda.it con record SPF, DKIM e DMARC impostati dal vostro IT. Su Sealdate è incluso nel pacchetto Brand e costa 90 € in più nel pacchetto Start.
- Gli inviti arriveranno in posta in arrivo su Outlook e Microsoft 365 e non nello spam?
- Nessun mittente può garantirlo, ma potete soddisfare tutto ciò che i filtri controllano: dominio autenticato, avvio graduale da 150 messaggi il primo giorno, niente allegati, versione solo testo, disiscrizione con un clic e nessun invio tra le 21 e le 8.
- Serve un accordo sul trattamento dei dati con la piattaforma degli inviti?
- Sì. La vostra azienda è titolare del trattamento della lista ospiti e la piattaforma è responsabile, quindi l’art. 28 del GDPR richiede un accordo scritto. In Sealdate fa parte dei termini d’uso ed è disponibile come documento separato su richiesta.
- La lista degli ospiti è un dato personale?
- Sì. Nomi, indirizzi email e risposte sono dati personali di dipendenti e partner. Raccogliete solo ciò che serve all’evento, conservateli nell’UE e cancellateli o anonimizzateli dopo l’evento.
- Per quanto tempo possiamo conservare i dati degli ospiti dopo l’evento?
- Solo finché servono per l’evento. Su Sealdate l’invito viene archiviato dopo l’evento e i dati personali degli ospiti vengono anonimizzati; le risposte potete cancellarle anche prima.