Da pozivnice s vaše domene stignu u inbox na Microsoft 365 i Google Workspace, šaljite ih s poddomene poput events.vasatvrtka.hr, potvrdite je SPF, DKIM i DMARC zapisima, povećavajte broj poruka postupno i nikad ne šaljite noću. Prema GDPR-u vaša tvrtka je voditelj obrade popisa gostiju, a platforma za pozivnice izvršitelj obrade. Zato trebate ugovor o obradi (čl. 28), podatke u EU i jasan trenutak kad se podaci gostiju brišu ili anonimiziraju.
Vodič se temelji na tome kako radimo digitalne pozivnice za poslovne događaje u praksi, uključujući 548 pozivnica za 20. godišnjicu tvrtke CC Real poslanih s njihove domene events.cc-real.com. Pisan je za osobu koja organizira događaj i za kolege iz IT-a i pravne službe koji ga moraju odobriti.
Zašto poslovne pozivnice završe u karanteni?
Korporativni filteri u Microsoft 365 i Google Workspaceu napravljeni su da zaustave masovni mail od nepoznatih pošiljatelja. Tipična pozivnica za događaj aktivira nekoliko njihovih signala odjednom:
- Nov pošiljatelj šalje stotine mailova u nekoliko minuta. Filtru to izgleda kao provaljen račun ili spam kampanja.
- Vaša domena u polju „Od”, a šalje tuđi server. Bez DKIM-a i DMARC-a primatelj ne može razlikovati vaš alat od prevaranta.
- PDF u privitku. Privitak od nepoznatog pošiljatelja klasičan je obrazac phishinga i često završi u karanteni.
- Nema odjave. Veliki pružatelji očekuju da masovni pošiljatelj nudi odjavu, a primatelj koji se ne može odjaviti klikne „Prijavi spam”.
Karantena je gora od mape za spam. Gost mail uopće ne vidi, a administrator ga mora ručno pustiti.
Slati s vlastite domene ili s adrese platforme?
| Opcija | Prednosti | Rizici |
|---|---|---|
| Adresa platforme (npr. noreply@platforma) | Bez posla za IT, spremno odmah | Gost ne prepoznaje pošiljatelja, nema vašeg brenda |
| Vaša poddomena (events.vasatvrtka.hr) | Vaše ime u inboxu, zaseban ugled, glavna domena zaštićena | Traži DNS zapise od vašeg IT-a, jednom |
| Vaša glavna domena (vasatvrtka.hr) | Najpoznatiji pošiljatelj | Problem s isporukom može pogoditi svakodnevni mail tvrtke |
Preporučujemo poddomenu. Gosti vide ime koje poznaju, a ako nešto pođe po zlu u velikom slanju, ugled domene s koje zaposlenici svaki dan šalju mail ostaje netaknut.
Koje DNS zapise treba postaviti vaš IT?
| Zapis | Što radi | Napomena |
|---|---|---|
| SPF (TXT) | Navodi servere koji smiju slati u ime domene | Jedan SPF zapis po domeni ili poddomeni |
| DKIM (TXT ili CNAME) | Potpisuje svaki mail da primatelj provjeri da nije mijenjan | Ključ daje platforma koja šalje |
| DMARC (TXT) | Kaže primatelju što učiniti kad SPF ili DKIM padnu i šalje vam izvještaje | Počnite s p=none, kasnije pooštrite |
Gmail od veljače 2024., a Outlook.com od svibnja 2025. traže SPF, DKIM i DMARC od pošiljatelja koji na njihove privatne sandučiće šalju više od 5.000 poruka dnevno. Gmail dodatno traži odjavu jednim klikom i stopu prijava spama ispod 0,3 %. Poslovni sandučići na Microsoft 365 i Google Workspaceu slijede pravila svojih administratora, ali i tamo odlučuju isti signali.
U Sealdateovom paketu Brend slanje s vaše domene je uključeno, a u paketu Start je dodatak od 90 €. Vaš IT kroz postavljanje vodimo korak po korak i šaljemo gotove upute za Microsoft 365 i Google Workspace.
Koliko brzo smijete slati pozivnice s nove domene?
Postupno. Nova adresa pošiljatelja još nema ugled, pa broj poruka raste kroz prve dane. Ovo je raspored koji naš sustav primjenjuje sam:
| Faza | Tempo | Zašto |
|---|---|---|
| 1. dan | do 150 poruka | Nova adresa kreće malo |
| 2.–7. dan | raste korak po korak | Satni i minutni tempo prate preporuke pružatelja |
| Od 8. dana | do 3.000 dnevno | Adresa je stekla povijest slanja |
| Primatelji na Microsoftu | oprezniji tempo prvih dana | Outlook filteri najjače reagiraju na nagli porast |
| Od 21 do 8 sati | ništa ne izlazi | Noćni masovni mail izgleda automatizirano |
| Podsjetnici | u 10 sati | Kad ljudi stvarno čitaju mail |
Slanje planirajte prema tome. Mali popis ode u dan ili dva, a velikom popisu s nove adrese treba oko tjedan dana da pozivnica stigne svakom gostu. Ako adresa ne postoji ili se primatelj požali, adresa se blokira, a slanje se zaustavi prije štete za vašu domenu.
Kako treba izgledati sam mail s pozivnicom?
- Bez privitaka. Pozivnica živi na web stranici, a mail nosi osobni link.
- Tekstualna verzija uz HTML verziju.
- Odjava jednim klikom (RFC 8058). Zaglavlje koje mail klijentu omogućuje gumb za odjavu, pa primatelj klikne njega umjesto gumba za spam.
- Ime gosta i jasan naslov s događajem i datumom.
- Prvo probni mail vama, pa tek onda svima.
Isporuku ne može jamčiti nijedan pošiljatelj. Možete ispuniti sve što filteri provjeravaju i pratiti tko je pozivnicu otvorio. Na Sealdateu gosti koji je nisu otvorili nakon 24, 48 ili 72 sata dobiju ciljanu poruku mailom ili SMS-om.
Što pitati svoj IT?
- Možemo li za mailove o događajima koristiti poddomenu, npr. events.nasatvrtka.hr?
- Tko dodaje SPF, DKIM i DMARC zapise i do kada?
- Ima li glavna domena DMARC pravilo koje poddomena nasljeđuje? Ako je strogo, zapisi moraju biti postavljeni prije prvog slanja.
- Trebaju li naši zaposlenici pozivnicu primiti kroz pravilo dopuštanja? Ako da, vežite ga uz autentificiranu domenu, a ne uz isključivanje filtriranja.
- Tko prima DMARC izvještaje za vrijeme slanja?
Tko je voditelj obrade popisa gostiju prema GDPR-u?
Vaša tvrtka. Vi odlučujete koga pozivate i zašto, pa ste voditelj obrade. Platforma za pozivnice popis čuva i obrađuje po vašim uputama, pa je izvršitelj obrade. Članak 28. GDPR-a traži pisani ugovor o obradi između vas. Kod Sealdatea ugovor o obradi dio je uvjeta korištenja, a na zahtjev ga šaljemo kao zaseban dokument, zajedno s popisom podizvršitelja.
Pravna osnova za pozivnice zaposlenicima i postojećim poslovnim kontaktima najčešće je legitimni interes. Potvrdite to sa svojim službenikom za zaštitu podataka i držite popis gostiju odvojeno od marketinga: poziv na domjenak ne daje vam privolu za newsletter.
Koje podatke o gostima smijete prikupljati?
Samo ono što događaj treba: ime, kontakt i odgovor. Pitanja o pratnji i prehrani su u redu kad služe cateringu. Oprezno s alergijama i prehranom: odgovor poput „bez glutena zbog celijakije” može otkriti podatak o zdravlju. Neka ta pitanja budu neobavezna, a odgovore koristite samo za događaj i obrišite ih nakon njega.
Gdje se čuvaju podaci gostiju i kada se brišu?
| Pitanje | Što tražiti | Kako to radi Sealdate |
|---|---|---|
| Gdje su podaci? | U EU, pod GDPR-om | Baza podataka u Europskoj uniji |
| Tko ih vidi? | Samo vaš tim | Vlasnik događaja i najviše 10 suradnika koje sam doda |
| Vidi li jedan klijent podatke drugog? | Izolacija u samoj bazi | Row Level Security na svakoj tablici |
| Vide li gosti jedni druge? | Popis gostiju nije javan | Svaki link nosi nasumični ključ od 95 bitova, gost vidi samo sebe |
| Kako se prijavljuje vaš tim? | Bez zajedničkih lozinki | Jednokratni link na e-mail, promet šifriran (HTTPS, HSTS) |
| Praćenje na pozivnici? | Bez oglasnih piksela | Bez oglasnih trackera i kolačića, podaci se ne prodaju |
| Kada se podaci brišu? | Definiran kraj | Nakon događaja pozivnica se arhivira, a podaci gostiju anonimiziraju; odgovore možete obrisati i ranije |
| Može li se gost odjaviti? | Jednim klikom | Odjavljena adresa više ne prima ništa |
Vaša IT i pravna služba mogu ugovor o obradi, popis podizvršitelja i upute za dopuštanje pošiljatelja zatražiti na privacy@sealdate.com. Detalji su u politici privatnosti i uvjetima korištenja.
Koliko to košta?
Slanje s vaše domene uključeno je u paket Brend, od 680 € za do 50 gostiju, a u paketu Start, od 290 €, dodatak je 90 €. SMS pozivnica ili podsjetnik stoji 0,20 € po poruci, najmanje 30 € po događaju. Plaća se jednom po događaju, bez pretplate. Za sam tekst pogledajte primjere teksta poslovne pozivnice i tekst pozivnice za božićni domjenak.
Česta pitanja
- Možemo li slati pozivnice sa svoje domene?
- Da. Najsigurnije je s poddomene poput events.vasatvrtka.hr, uz SPF, DKIM i DMARC zapise koje postavi vaš IT. Na Sealdateu je to uključeno u paket Brend, a u paketu Start dodatak je 90 €.
- Hoće li pozivnice stići u Outlook i Microsoft 365, a ne u spam?
- Nijedan pošiljatelj to ne može jamčiti, ali možete ispuniti sve što filteri provjeravaju: autentificiranu domenu, postupno slanje od 150 poruka prvog dana, mail bez privitaka, tekstualnu verziju, odjavu jednim klikom i bez slanja od 21 do 8 sati.
- Treba li nam ugovor o obradi podataka s platformom za pozivnice?
- Da. Vaša tvrtka je voditelj obrade popisa gostiju, a platforma izvršitelj, pa članak 28. GDPR-a traži pisani ugovor. Kod Sealdatea je dio uvjeta korištenja, a na zahtjev ga šaljemo kao zaseban dokument.
- Je li popis gostiju osobni podatak?
- Da. Imena, e-mail adrese i odgovori osobni su podaci vaših zaposlenika i partnera. Prikupljajte samo ono što događaj treba, čuvajte ih u EU i obrišite ili anonimizirajte nakon događaja.
- Koliko dugo smijemo čuvati podatke gostiju nakon događaja?
- Samo dok vam trebaju za događaj. Na Sealdateu se pozivnica nakon događaja arhivira, a osobni podaci gostiju anonimiziraju; odgovore možete i sami obrisati ranije.