Den Sitzplan schieben fast alle Paare bis zur letzten Woche vor sich her und sitzen dann bis Mitternacht mit Klebezetteln am Küchentisch, die Mutter am Telefon. Das muss nicht sein. Wer in der richtigen Reihenfolge vorgeht, schafft den Plan für hundert Gäste an einem Abend, und niemand landet neben den Lautsprechern oder an einem Tisch voller Fremder.
Wann ihr anfangen solltet
Nicht bevor die Zusagen da sind. Ein Plan auf Basis der Einladungsliste muss bei jeder Absage neu gebaut werden, und das ist verlorene Zeit. Ein realistischer Ablauf:
- 6–8 Wochen vorher: Von der Location bekommt ihr den Saalplan mit Anzahl, Form und Größe der Tische.
- 3–4 Wochen vorher: Die Rückmeldefrist ist vorbei, ihr kennt die genaue Personenzahl, Kinder eingeschlossen.
- 2–3 Wochen vorher: Ihr erstellt den Sitzplan und schickt Location und Catering die finalen Zahlen pro Tisch.
- Eine Woche vorher: Tischkarten und Eingangsplakat gehen in den Druck.
Deshalb sind verlässliche Zusagen so wichtig. Kommen die Antworten noch per Nachricht und Anruf, lest nach, wie Online-RSVP funktioniert.
Tischformen und wie viele Platz haben
Die Formen gibt die Location vor. Trotzdem lohnt es sich zu wissen, was bequem ist, denn Prospekte rechnen gern mit engen Ellbogen:
| Tisch | Bequem | Geeignet für |
|---|---|---|
| Rund, 150 cm Durchmesser | 8 Personen | Familien und Freundeskreise; alle sehen und hören sich |
| Rund, 180 cm Durchmesser | 10 Personen | größere Säle; weniger Tische zum Servieren |
| Tafel, 80 × 200 cm | 8 Personen (ohne Kopfenden) | festlicher Bankett-Look; lässt sich gut verbinden |
| Ehrentisch | Brautpaar + Trauzeugen und Eltern | Blick in den Saal, nahe der Tanzfläche |
| Brautpaartisch | 2 Personen | wenn ihr zu zweit sitzen wollt, die Familie ganz nah |
Wer sitzt wo?
Setzt zuerst die festen Punkte, dann füllt ihr den Rest auf:
- Brautpaar und Trauzeugen sitzen am Ehren- oder Brautpaartisch mit Blick auf den ganzen Saal.
- Eltern und engste Familie bekommen die Tische direkt daneben. Sind die Eltern getrennt, bekommt jeder einen eigenen Tisch mit seiner Seite der Familie.
- Ältere Gäste sitzen weit weg von den Lautsprechern, nahe am Ausgang und an den Toiletten, und nie im Durchzug an der Terrassentür.
- Familien mit kleinen Kindern sitzen am Rand, mit Platz für den Kinderwagen und einem schnellen Weg nach draußen.
- Gruppen bleiben zusammen. Wer zu zweit oder mit Freunden kommt, sitzt auch mit ihnen. Gäste, die niemanden kennen, kommen zu Leuten mit ähnlichem Alter und ähnlichen Interessen, nicht an einen Tisch der „Übrigen“.
Kindertisch: ja oder nein?
Bei mehr als sechs Kindern über fünf Jahren ist ein Kindertisch in der Nähe der Eltern ideal: Die Kinder haben Spaß, die Erwachsenen essen in Ruhe. Kleinkinder und Babys bleiben bei den Eltern; sagt der Location, wie viele Hochstühle ihr braucht. Deshalb hilft es, wenn Gäste bei der Zusage Erwachsene, Kinder und Babys getrennt angeben: Dann stimmen die Zahlen für Tische und Catering vom ersten Tag an.
Tischkarten und Eingangsplakat
Am Eingang sollte jeder Gast seinen Namen in einer halben Minute finden. Sortiert das Plakat nach Tischen oder alphabetisch nach Nachnamen (ab hundert Gästen ist alphabetisch schneller) und stellt es auf eine Staffelei neben den Eingang, hoch genug, dass man es auch aus der dritten Reihe lesen kann. Auf die Tische kommen Tischkarten; serviert ihr nach Menüwahl, markiert das Gericht dezent auf der Karte, damit der Service nicht nachfragen muss.
Die häufigsten Fehler
- Sitzplan vor den Zusagen. Jede Absage reißt einen halben Tisch auf.
- Halbleere Tische. Vier Personen an einem Zehnertisch wirken verloren. Legt Gruppen zusammen oder nehmt einen kleineren Tisch.
- Ex-Paare am selben Tisch. Klingt offensichtlich, passiert aber jede Saison.
- Dienstleister vergessen. Fotograf, Videograf und Band essen auch. Plant einen Tisch oder Plätze für sie ein.
- Nur eine Version auf Papier. Der Plan ändert sich bis zum Schluss, also haltet ihn an einem Ort, auf den ihr beide zugreifen könnt.
So funktioniert es bei sealdate
Bei sealdate erstellt ihr den Sitzplan aus denselben Zusagen, die eure Gäste über die Einladung schicken, ohne etwas abzutippen. Zieht Tische (rund, lang, Ehren- und Brautpaartisch) auf den Saalplan oder startet mit einer Saalvorlage, und die automatische Sitzordnung setzt die Gäste so, dass Familien und Freundeskreise zusammenbleiben. Das klappt auch auf dem Handy, wo ihr Gäste per Tipp einem Tisch zuordnet.
Ist der Plan fertig, exportiert ihr das Eingangsplakat (A3, A2, 50 × 70 oder 70 × 100 cm, in vier Stilen), Tischkarten zum Drucken auf A4 und Listen pro Tisch für Location und Catering. Mit „Finde deinen Platz“ geben Gäste auf der Einladung ihren Namen ein und sehen sofort, wo sie sitzen. Wie ihr die Gästeliste mit persönlichen Links für jeden Gast führt, steht im Ratgeber Gästeliste ohne Excel.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte der Sitzplan fertig sein?
- Zwei bis drei Wochen vor der Hochzeit, wenn die Rückmeldefrist vorbei ist. Ein früherer Plan nach der Einladungsliste muss bei jeder Absage neu gemacht werden.
- Wie viele Gäste passen an einen runden Tisch?
- An einem runden Tisch mit 150 cm Durchmesser sitzen acht Personen bequem, bei 180 cm zehn. Locations nennen oft mehr, dann wird es aber eng.
- Wohin mit Gästen, die niemanden kennen?
- Zu Leuten mit ähnlichem Alter und ähnlichen Interessen, am besten neben jemanden, der gern redet. Vermeidet einen Tisch nur mit „übrigen“ Gästen.
- Kann ich den Sitzplan auf dem Handy erstellen?
- Bei sealdate schon. Auf dem Handy seht ihr statt des Saalplans eine Liste der Tische und ordnet Gäste per Tipp zu.